Roxell

ROXELL wint twee dagen per maand door geautomatiseerde rapportering

ROXELL stapte over naar geautomatiseerde financiële rapportering met Prophix, de Corporate Performance Management-partner van Findo. Daarmee kan ROXELL de maandelijkse cijfers van de internationale groep heel wat sneller becommentariëren, goed voor een tijdswinst van twee werkdagen. Tegelijk is er nu veel minder risico op fouten in vergelijking met vroeger. Voor de financiële afdeling maakt de nieuwe aanpak een wereld van verschil.

Race tegen de klok

“Elke maand moeten we vanuit onze Belgische vestiging de financiële cijfers voor de hele groep – vier bedrijven in België, de Verenigde Staten, Maleisië en Rusland – rapporteren naar het Amerikaanse hoofdkantoor”, vertelt Mark De Groote, Finance en IT manager bij ROXELL. “Dat was iedere keer een race tegen de klok. We hadden telkens veel werk om alles samen te brengen in Excel sheets. De verschillende munteenheden – euro’s en dollars – maakten het extra complex en de manuele verwerking in Excel betekende een groot risico op fouten. Het hele rapport, inclusief commentaar, is ongeveer 50 bladzijden lang dus het is een behoorlijke klus. Vooral omdat elke vestiging de maand afsluit op de vijfde werkdag van de maand en we de zevende werkdag onze commentaren al moeten doorsturen naar het hoofdkantoor. Veel tijd hebben we dus niet. Vroeger leverde ik het financiële rapport daardoor meestal 2 minuten voor deadline: tegen 22u, wanneer het in de Verenigde Staten namiddag is. Met Prophix winnen we twee werkdagen tijd – gecombineerd over meerdere gebruikers – en is onze timing dus veel minder krap.”

No image found

Mark De Groote: “Vroeger leverde ik het maandelijkse financiële rapport meestal 2 minuten voor deadline. Met Prophix winnen we twee werkdagen zodat onze timing nu veel minder krap is.”

Veel kant-en-klare mogelijkheden

Toen ROXELL op zoek ging naar de meest geschikte leverancier en de beste technologie, sprak het met een aantal mogelijke partners. Findo, dochterbedrijf van Kohera, kwam met een heel overtuigende demo van het CPM-pakket Prophix. Mark De Groote: “Prophix bleek een product dat we snel zouden kunnen inzetten en dat binnen ons budget paste. Er zitten in Prophix al heel wat kant-en-klare mogelijkheden die we nodig hebben, terwijl we toch ook nog voldoende kunnen aanpassen aan onze wensen. Vandaar dat het voor ons een veel betere optie was dan een toepassing op maat. Het is een gebruiksvriendelijke technologie zodat we relatief gemakkelijk wijzigingen kunnen doorvoeren zonder de hulp van consultants van Findo. Bovendien kunnen we het pakket later ook nog voor andere taken gebruiken of uitbreiden.

Zelf aanpassingen uitvoeren

Bij de implementatie zorgden de mensen van ROXELL zelf voor een grondige voorbereiding. “We wisten perfect wat we nodig hadden”, verklaart Mark De Groote. “De financiële rapportering blijft op zich hetzelfde als vroeger, alleen moesten we onze aanpak sneller maken en automatiseren. We vertrokken dus vanuit de bestaande situatie met de gegevensbronnen, het traject en de gewenste output. Een moeilijkheid was wel dat Prophix voor ons informatie moet halen uit twee verschillende ERP-systemen: Oracle JD Edwards in de Verenigde Staten en Infor LN, dat we hier in België gebruiken en beheren. We kregen daarbij hulp van een Amerikaans zusterbedrijf dat al ervaring had met Prophix. Natuurlijk konden we ook rekenen op de consultants van Findo. Die gaven ons hier op kantoor een korte opleiding van één dag zodat we nu makkelijk zelf rapporten kunnen creëren of instellingen wijzigen.”

De uitvoering van het project duurde ongeveer 14 dagen. Na de overstap naar Prophix combineerde ROXELL voor de zekerheid eerst nog tijdelijk het nieuwe systeem met de oude werkwijze in Excel. “We hadden graag onze doorlooptijd zo kort mogelijk gehouden”, zegt Mark De Groote. “Maar omdat we dit project bovenop onze andere taken namen en het net in de vakantieperiode viel, heeft het wat langer geduurd dan gepland. De samenwerking met Findo is in ieder geval heel goed verlopen en ook nu nog kunnen we op hen rekenen als we technische vragen hebben. Ze reageren altijd heel snel. We hebben bij Findo onze vaste contactpersoon die regelmatig langskomt zodat we dan al onze niet-dringende vragen kunnen stellen.”

“De samenwerking met Findo is heel goed verlopen en ook nu nog kunnen we op hen rekenen als we technische vragen hebben. We hebben ook een vaste contactpersoon die regelmatig langskomt.”

Altijd correcte cijfers

Vooral het resultaat was belangrijk en dat beantwoordt zeker aan de verwachtingen van ROXELL. “We hoeven nu bij de maandafsluiting alleen nog een aantal cijfers te controleren en te valideren, al de rest gebeurt automatisch”, zegt Mark De Groote. “Vandaar dat we zo veel tijd winnen en dat we zeker kunnen zijn van correcte cijfers – precies wat we nodig hadden. Toen we nog werkten met Excel sheets was het risico op vergissingen behoorlijk groot. Bovendien zijn eventuele fouten ook moeilijk te traceren. Met Prophix zijn we zeker dat alles juist is. We moesten bij de start alleen zorgen voor correcte instellingen en formules.”

Meer tijd voor andere taken

Hoewel dat niet de eerste doelstelling van het project was, betekent de grote tijdswinst natuurlijk ook een mooie kostenbesparing. Maar bovenal is het een pak stress die wegvalt. “De deadline van onze maandafsluiting is echt heilig”, aldus Mark De Groote. “Daardoor bleven vroeger soms andere taken te lang liggen of konden we ze minder grondig aanpakken. De vrijgekomen tijd kunnen we nu dus heel goed gebruiken.”

No image found

 

Toekomst: nog meer rapporten automatiseren

 

In de toekomst wil ROXELL ook nog andere rapporten creëren in Prophix. Mark De Groote: “Het aantal rapporten is heel gemakkelijk uit te breiden. We denken onder meer aan het opvolgen van onze KPI’s voor de aankoop, zoals de omzet per leverancier en de prijstabellen. Ook voor onze budgettering is Prophix perfect geschikt. We houden de budgetten nu nog bij Excel en het is een heel lang maar gestructureerd proces, dus dat zouden we zeker kunnen overhevelen naar het CPM-systeem. De bedoeling zou zijn om door Findo workflows te laten implementeren voor de goedkeuring van budgetten door de verschillende verantwoordelijken. Op die manier verbeteren we ook op dat vlak de betrouwbaarheid en de efficiëntie.”

 

 

 

input:focus, select:focus, textarea:focus { border-color: #003591; } a { color: #003591; } .radio i, .checkbox i { color: #003591; } .radio i:before { background-color: #003591; } .button, .btn-default { border-color: #003591; background-color: #003591; } .button:hover { color: #003591; } .page-header-top { background-color: #003591; } .page-header-bottom-alt { background-color: #003591; } .page-intro:after { background-color: #003591; } .page-intro:before { background-color: #003591; } .page-content-section-bg { background-color: #003591; } .page-content-section-bg:before { background-color: #003591; } .page-content-section-border { border-top-color: #003591; } .page-footer { background-color: #003591; } .block-head-1 { border-bottom-color: #003591; } .block-head-1 i { background-color: #003591; } .block-head-2:after { background-color: #003591; } .block-head-2 i:after, .block-head-2 i:before { background-color: #003591; } .block-head-3 { border-bottom-color: #003591; } .block-head-3 i:after { background-color: #003591; } .block-head-4:after { background-color: #003591; } .block-head-7 { border-bottom-color: #003591; } .block-head-7:after { background-color: #003591; } .page-content-section-bg .block-head-3 i { color: #003591; } .main-search button { color: #003591; } .main-search button:after { background: #003591; } .main-nav li a { color: #003591; } .main-nav li a:before { background-color: #003591; } .main-nav li ul { background-color: #003591; } .main-nav li li:hover > a, .main-nav li li.active > a, #block-newsletter-newsletter-subscribe .form-submit:hover, .block-product-details .add-wishlist .button-alt:hover, .block-product-details-2 .add-wishlist .button-alt:hover { color: #003591; } .main-nav .switcher { border-color: #003591; background-color: #003591; } .main-nav .mega > div { background-color: #003591; } #block-newsletter-newsletter-subscribe .form-submit, .btn-primary:hover, .btn-primary:focus, .btn-primary:active { border-color: #003591; background-color: #003591; } .art-portfolio ol li.active, .ui-slider-horizontal .ui-slider-handle, .ui-slider-horizontal .ui-slider-range, .btn-primary.link { background-color: #003591; } .btn-primary, .button:hover, .btn-default:hover, .btn-default:focus, .btn-default:active { border-color: #003591; color: #003591; } .btn-primary.link:hover, .btn-primary.link:focus, .btn-primary.link:active { color: #003591; } } @media screen and (max-width: 767px) { /* phone */ .main-nav ul { background-color: #003591; } .main-nav li a { color: #ecf0f1; } .main-nav li ul { background: #e9e9e9; } .main-nav li li { border-top-color: #003591; } .main-nav li li a { color: #003591; } .main-nav li li a:hover { background-color: #003591; color: #fff; } .main-nav li li ul { border-top-color: #003591; } .main-nav .mega ul li { border-top-color: #003591; } } .slider-revolution .fa:after { background-color: #003591; } .slider-revolution .title { border-top-color: 1px solid #003591; border-bottom-color: 1px solid #003591; } .slider-revolution .button-my { border-color: #003591; background-color: #003591; } .slider-revolution .button-my:hover { color: #003591; } .pagination-1 a:hover { border-color: #003591; color: #003591; } .pagination-1 .active, .pagination-1 .active:hover { border-color: #003591; background: #003591; } .pagination-2 a:hover { color: #003591; } .pagination-2 .active, .pagination-2 .active:hover { background: #003591; } .pagination-3 a:before { box-shadow: inset 0 0 0 1px #003591; } .pagination-3 .active:before, .pagination-3 .active:hover:before { background: #003591; } .pagination-4 a:hover { border-color: #003591; } .pagination-4 .active { border-color: #003591; background: #003591; } .pagination-5 a { border-color: #003591; background-color: #003591; color: #003591; } .block-benefits div:hover { border-color: #003591; background-color: #003591; } .block-benefits i { color: #003591; } .block-benefits-2 li i { color: #003591; } .block-benefits-2 .tabs a:hover { border-color: #003591; background-color: #003591; } .block-benefits-2 .tabs .active a, .block-benefits-2 .tabs .active a:hover { color: #003591; } .block-benefits-3 i { color: #003591; } .block-about .button { border-color: #003591; color: #003591; } .block-about .button:hover { background: #003591; color: #ecf0f1; } .block-about .owl-prev:hover, .block-about .owl-next:hover { color: #003591; } .block-about-2 .bar { background: #003591; } .block-about-2 .value { color: #003591; } .block-about-4 .owl-pagination div { border-color: #003591; background: #003591; } .block-about-5 .owl-prev, .block-about-5 .owl-next { display: inline-block; border-color: #003591; background-color: #003591; } .block-about-5 .owl-prev:hover, .block-about-5 .owl-next:hover { color: #003591; } .block-about-6 .icons a:hover { color: #003591; } .block-mission .year { background: #003591; } .block-mission .years a:after { border-bottom-color: #003591; } .block-recent-works ol li:hover { color: #003591; } .block-recent-works ol .active { border-color: #003591; background: #003591; } .block-recent-works .description { background: #003591; } .block-recent-works .description:before { border-right-color: #003591; } .block-recent-works-3 h3 { border-top-color: #003591; } .block-recent-works-3 .link { border-color: #003591; } .block-recent-works-3 .fancybox { background-color: #003591; } .block-recent-works-3 .owl-pagination div { border-color: #003591; background: #003591; } .block-recent-works-4:before { background: #003591; } .block-recent-works-4 .fancybox { background: #003591; } .block-recent-works-4 .owl-prev:hover, .block-recent-works-4 .owl-next:hover { color: #003591; } .block-recent-works-6 a:before { background: #003591; } .block-recent-works-6 .owl-prev, .block-recent-works-6 .owl-next { border-color: #003591; background: #003591; } .block-recent-works-6 .owl-prev:hover, .block-recent-works-6 .owl-next:hover { color: #003591; } .block-portfolio ol li:hover { color: #003591; } .block-portfolio ol li.active { border-bottom-color: #003591; } .block-portfolio ul .pic span:after, .block-portfolio ul .pic span:before { background: #003591; } .block-portfolio ul .pic span i { color: #003591; } .block-portfolio-2 ol li:hover { color: #003591; } .block-portfolio-2 ol li.active { background: #003591; } .block-portfolio-2 ul .pic:before { background: #003591; } .block-portfolio-2 ul .pic a { background: #003591; } .block-portfolio-2 ul .pic a:hover { color: #003591; } .block-portfolio-3 ol li:hover { color: #003591; } .block-portfolio-3 ol li.active { background: #003591; } .block-portfolio-4 h3 { border-top-color: #003591; } .block-portfolio-4 .link { border-color: #003591; } .block-portfolio-4 .fancybox { background: #003591; } .block-portfolio-5 ol li:hover { color: #003591; } .block-portfolio-5 ol li.active { background: #003591; } .block-portfolio-5 .info:before { background: #003591; } .block-portfolio-6 ol li:hover { color: #003591; } .block-portfolio-6 ol li.active { background: #003591; } .block-portfolio-6 ul a:before { background: #003591; } .block-portfolio-7 ol li:hover { color: #003591; } .block-portfolio-7 ol li.active { background: #003591; } .block-portfolio-7 ul li:before { background: #003591; } .block-portfolio-7 ul a:hover { color: #003591; } .block-portfolio-8 li div:before { background: #003591; } .block-portfolio-8 li a { background: #003591; } .block-clients .owl-prev, .block-clients .owl-next { color: #003591; } .block-testimonials-3 .carousel h3 { border-bottom-color: #003591; } .block-testimonials-3 .owl-pagination div { border-color: #003591; } .block-testimonials-3 .owl-pagination .active { background: #003591; } .block-testimonials-4 .owl-prev, .block-testimonials-4 .owl-next { border-color: #003591; background: #003591; } .block-testimonials-4 .owl-prev:hover, .block-testimonials-4 .owl-next:hover { color: #003591; } .block-services li a { border-color: #003591; } .block-services li a:hover { background-color: #003591; } .block-services-2 li a:hover { background: none; } .block-services-2 li a:after { box-shadow: inset 0 0 0 2px #003591; } .block-services-2 li a:hover:after { background-color: #003591; } .block-services-3 li a:hover { background: none; } .block-services-3 li a:after { box-shadow: inset 0 0 0 2px #003591; } .block-services-3 li a:before { background: #003591; box-shadow: inset 0 0 0 2px #003591; } .block-services-3 li a:hover:after { background-color: #003591; } .block-services-4 li a { border-color: #003591; } .block-services-4 li a:hover { background-color: #003591; } .block-services-5 li i { color: #003591; } .block-services-5 li i:hover { background: #003591; } .block-services-6 h3 span { color: #003591; } .block-services-6 li a { border-color: #003591; background: #003591; } .block-services-6 li a:hover { color: #003591; } .block-services-7 .info i { background: #003591; } .block-services-7 .carousel .active { background: #003591; } .block-services-7 .carousel .owl-prev, .block-services-7 .carousel .owl-next { border-color: #003591; background: #003591; } .block-services-7 .carousel .owl-prev:hover, .block-services-7 .carousel .owl-next:hover { color: #003591; } .block-pricing dt { color: #003591; } .block-pricing .price:before { background: #003591; } .block-pricing li:hover .inner { background: #003591; } .block-pricing li:hover .button { color: #003591; } .block-pricing li:hover .button:hover { background: #003591; } .page-content-section .block-pricing .inner { box-shadow: 0 0 0 1px #003591; } .block-pricing-2 dt { color: #003591; } .block-pricing-2 .price { background: #003591; } .block-pricing-2 .button { color: #003591; } .block-pricing-2 li:hover .inner { background: #003591; } .block-pricing-2 li:hover .button:hover { background: #003591; } .block-progress li i { border-color: #003591; color: #003591; } .block-team-2 .pic:before { background-color: #003591; } .block-team-2 .icons a { color: #003591; } .block-team-3 .pic:before { background-color: #003591; } .block-team-3 .icons a { color: #003591; } .block-team-3 .info h3 { color: #003591; } .block-team-list .pic span:after { background-color: #003591; } .block-team-list .icons a:hover { color: #003591; } .block-team-list .icons a:before { background: #003591; } .block-team-list .skills { border-top-color: #003591; border-bottom-color: #003591; } .block-team-grid .pic:before { background-color: #003591; } .block-skills i:before { background-color: #003591; } .block-skills .bar { border-color: #003591; background-color: #003591; } .block-skills-2 i:before { background-color: #003591; } .block-skills-2 .bar { border-color: #003591; background-color: #003591; } .block-capabilities h3 { color: #003591; } .block-capabilities-2 h3 { color: #003591; } .block-recent-posts .info { background-color: #003591; } .block-recent-posts-2:before { background-color: #003591; } .block-recent-posts-2 li .button { color: #003591; } .block-recent-posts-2 li .button:hover { background-color: #003591; } .block-recent-posts-2 .button-more { color: #003591; } .block-recent-posts-2 .button-more:hover { background-color: #003591; } .block-featured-posts .pic:before { background-color: #003591; } .block-blog-list .link { background: #003591; } .block-blog-list .date:before { background-color: #003591; } .block-blog-list .date-alt { background-color: #003591; } .block-blog-list .zoom { background-color: #003591; } .block-blog-grid .link { background: #003591; } .block-blog-grid .date:before { background-color: #003591; } .block-blog-grid .pic:hover .date { color: #003591; } .block-blog-grid .zoom { color: #003591; } .block-blog-details .date:before, .block-blog-details .reply:before, .block-blog-details .type:before { background-color: #003591; } .block-blog-details .date-alt { background-color: #003591; } .block-blog-details .share a:before { border-color: #003591; background: #003591; } .block-blog-details .share a:hover { color: #003591; } .block-blog-details .about:before { background: #003591; } .block-catalog-toolbar .view a:hover { border-color: #003591; color: #003591; } .block-catalog-toolbar .view .active, .block-catalog-toolbar .view .active:hover { border-color: #003591; background: #003591; } .block-catalog-toolbar .direction { border-color: #003591; background: #003591; } .block-catalog-toolbar .direction:hover { color: #003591; } .block-catalog-grid .pic:before { background: #003591; } .block-catalog-grid .badge { background: #003591; } .block-catalog-grid .price { color: #003591; } .block-catalog-grid .owl-prev, .block-catalog-grid .owl-next { border-color: #003591; background: #003591; } .block-catalog-grid .owl-prev:hover, .block-catalog-grid .owl-next:hover { color: #003591;; } .block-catalog-list .pic:after { background-color: #003591; } .block-catalog-list .badge:before { background-color: #003591; } .block-catalog-list .price { color: #003591; } .block-catalog-list .owl-prev, .block-catalog-list .owl-next { border-color: #003591; background-color: #003591; } .block-catalog-list .owl-prev:hover, .block-catalog-list .owl-next:hover { color: #003591;; } .block-product-details .price { color: #003591; } .block-product-details .button-alt { color: #003591; } .block-product-details-2 .button-alt { color: #003591; } .block-product-details-2 .share a:before { background-color: #003591; box-shadow: 0 0 0 2px #003591; } .block-product-details-2 .share a:hover { color: #003591; } .block-product-info .owl-prev, .block-product-info .owl-next { border-color: #003591; background-color: #003591; } .block-product-info .owl-prev:hover, .block-product-info .owl-next:hover { color: #003591; } .block-product-tabs .head .active { color: #003591; } .block-product-tabs .head .active:before { border-top-color: #003591; } .block-shopping-cart th { border-top-color: #003591; color: #003591; } .block-shopping-cart .price { color: #003591; } .block-shopping-cart .remove { border-color: #003591; background-color: #003591; } .block-shopping-cart .remove:hover { color: #003591; } .block-shopping-cart .quantity a { color: #003591; } .block-shopping-cart .empty td { border-bottom-color: #003591; } .block-shopping-cart-totals dd { color: #003591; } .block-shopping-cart-totals .button-alt { color: #003591; } .block-checkout-order td:last-child { color: #003591; } .block-checkout-payment label { color: #003591; } .block-welcome .icons i:after { border-color: #003591; background: #003591; } .block-welcome .icons a:hover i { color: #003591; } .block-pasteboard:before { background: #003591; } .block-pasteboard .icons a:hover { color: #003591; } .block-map-3 .block-head { color: #003591; } .block-contacts ul li:after, .block-contacts ul li:before { border-color: #003591; background-color: #003591; } .block-contacts ul li:before { background-color: #fff; } .block-contacts ul li span { border-bottom-color: #003591; } .block-contacts ul .active { color: #003591; } .block-contacts ul .active:before { background-color: #003591; } .block-contacts ol { border-top-color: #003591; } .block-contacts ol li { color: #003591; } .block-contacts ol li i:after { background-color: #003591; } .block-feedback .message i, .block-feedback-2 .message i { color: #003591; } .block-not-found h3 { color: #003591; } .block-not-found .pic:before { background-color: #003591; } .block-not-found .pic div:before { background-color: #003591; } .block-not-found-2 .button { color: #003591; } .block-not-found-2 .button:hover { background: #003591; } .block-coming-soon li:before { background-color: #003591; } .block-coming-soon-2 li:after { background-color: #003591; } .widget-categories a:hover, .widget-categories a.active { color: #003591; } .widget-top-posts a:hover { color: #003591; } .widget-text hr { border-top-color: #003591; } .widget-text em { color: #003591; } .widget-archive a:hover, .widget-archive a.active { color: #003591; } .widget-tags a:hover { color: #003591; } .widget-categories-filter a:hover { color: #003591; } .widget-categories-filter .active { color: #003591; } .widget-categories-filter .active span { background-color: #003591; } .widget-price-filter .ui-slider-range { background-color: #003591; } .widget-price-filter .ui-slider-handle { background-color: #003591; } .widget-color-filter .active:before { border-color: #003591; } .widget-top-products .pic i { background-color: #003591; } .main-nav ul { background-color: #003591; }